Ahjo eli miten käyttäjänäkökulma unohtui

Helsingin kaupunki on siirtynyt sähköiseen asiakirjojen hallinta- ja kokousjärjestelmään, Ahjoon. Sen ansiosta asiakirjat tulevat nopeammin, periaatteessa reaaliajassa julkisiksi. Myös paperia säästyy.

Itse aloitin Ahjon kokoussovelluksen käyttöönoton lauantaina, kun aion valmistautua kaupunginvaltuuston ensi keskiviikon kokoukseen. Tämä on kertomus siitä, miten noin viisi miljoonaa maksaneen hankkeen valmistelussa unohdettiin käyttäjänäkökulma ja mitä siitä seurasi, kun ryhdyin ottamaan Ahjoa käyttöön.

Aloitin harjoitukset ottamalla esille luottamushenkilöille jaetun ohjevihkosen. Etenin sen mukaan ja yritin kirjautua käyttäjäksi. Tähän tarvitaan varmenne ja PIN-koodi. Olin saanut joskus alkuvuodesta Väestörekisterikeskuksesta kirjeen, jossa olivat kyseiset koodit. (Kirjeessä ei ollut mitään mainintaa siitä, että ne ovat Helsingin kaupungin luottamustehtäviin liittyviä ja ihmettelin aikani, olivatko ne jotain uusia koodeja oikeusministeriön kehotuksesta puolueen edustajana vaaleja varten hankkimaani sähköiseen tunnistautumiseen.)

Kun avasin kirjeen tarrapaperit, joiden piti paljastaa koodit, ei näkynyt mitään. Soitin kirjeessä ilmoitettuun Väestörekisterikeskuksen palvelunumeroon. Sieltä kerrottiin, että tällaisia ongelmia on ollut muillakin, mutta viikonloppuna ei koodeja saa mistään. Kiirehdittyäni – ehkä vähän tiukkaan sävyyn – asiaa, Väestörekisterikeskuksesta soitettiin vähän ajan kuluttua, ja koodiongelma ratkesi.

Pääsin seuraavaksi netin kautta kirjautumaan Ahjoon, mutta kokoussovellusta ei löytynyt. Aikani ihmeteltyäni, soitin käyttäjätukeen. Siellä vastattiin ystävällisesti, mutta heidän käytössään oleva kokoussovellus ei viikonloppuna toiminut lainkaan. Ohjelmista vastaava it-firma Tieto puolestaan ei kuulemma tarjoa palvelua viikonloppuna – ei edes kaatuneen ohjelmaan korjaamista.

Käyttäjätuesta selvisi kuitenkin, että kokoussovellukseen pääsee vain Internet Explorerin kautta. Tätä ei ohjevihkossa kerrottu ja kannettavassani on oletusselainohjelmana Mozilla Firefox. Seuraavaksi avautui uusi tunnistautumisikkuna, mutta se kysyikin eri asioita kuin ohjevihkon mukaan. Piti osata valita eri reitti. Sunnuntaina pääsin lopulta kokoussovellukseen.

Kaupunginvaltuuston tulevan kokouksen asiakirjat löytyivät, mutta niihin ei voi tehdä mitään alleviivauksia tai muita merkintöjä. Jostain syystä sekä julkiset että salassa pidettävät asiakirjat on laitettu samaan tietokantaan tavalla, jossa niitä ei voida erotella. Tästä kuulemma johtuu se, että asiakirjoja ei voida kokoussovelluksessa käsitellä niin kuin esimerkiksi Vantaalla, jossa valtuutetut voivat tehdä suoraan asiakirjaan omia merkintöjään. Työ on tehty siis vaikeammaksi salassa pidettävien asiakirjojen takia, vaikka useimmat luottamushenkilöt käsittelevät ani harvoin niitä.

Toki kokoussovelluksen alareunasta löytyvät ikkunat, joihin voi kirjoittaa omia muistiinpanojaan ja tehdä esityksiään. Niiden fonttikoko ja riviväli on kuitenkin määritelty erittäin pieneksi, eikä sitä voi suurentaa (kuten varsinaisen asiakirjan kokoa voi). Oma lukunsa on ikkunoiden lay-out, jossa esimerkiksi asiakirjojen liitteiden nimet on sisennetty niin syvälle, että se hankaloittaa muiden ikkunoiden käyttöä.

Seuraavaksi paljastui vielä kummallisempi asia. Kun tekee erilliseen ikkunaan muistiinpanoja ja mahdollisia esityksiä, ei voikaan yhtä aikaa vierittää asiakirjaa. Vielä vähemmän voi yhtä aikaa työskennellä useamman asiakirjan kanssa ja tehdä muistiinpanoja. Muistiinpano- ja esitysikkunat pitää sulkea aina, kun haluaa tutkia asiakirjasta toisia kohtia.

Ahjo piti ottaa Helsingin päätöksenteossa käyttöön jo alkuvuodesta, mutta sitä lykättiin ilmeisesti ohjelmiston keskeneräisyyden takia. Kun Ahjo otettiin käyttöön elokuun alussa, oli useilla lautakunnilla ongelmia. Siksi päätin odottaa mahdollisimman pitkään ohjelmiston ”lastentautien” korjaamista.

Tähänastisen perusteella näyttää siltä, että kokoussovellus ei vieläkään toimi kunnolla eikä vastaa siitä maksettua muhkeaa hintaa. Miksi? Itse kiinnitin moniin nyt ongelmaksi osoittautuneista asioista huomiota jo viime syksynä, kun Ahjon valmistelua esiteltiin ensi kertaa valtuustoryhmien edustajille. Enkä ollut ainoa.

Tärkein syy ongelmiin näyttää olevan se, että it-firma Tieto ja kaupungin hallintokeskus eivät ottaneet käyttäjien, kuten luottamushenkilöiden edustajia, mukaan alun alkaen lähtiessään suunnittelemaan sovelluksia. Alkeellinen munaus yhtiöltä, joka kehuu olevansa ”Pohjois-Euroopan johtava tietotekniikka- ja tuotekehityspalveluja tarjoava palveluyhtiö, joka on luomassa parhaita palvelukokemuksia tietotekniikan alueella”.

Oma lukunsa on vielä se, että kaupungin päätöksentekoon käytettävälle kannettavalle ei saa itse hankkia mitään muita ohjelmia, joita tarvitsee omissa töissään. Tästä seuraa sellainenkin ihanuus, että kun joutuu työn takia olemaan muualla ennen kaupungin kokouksia, pitää kantaa kaupungin kone voidakseen käyttää kokoussovellusta ja toinen, oma kone, jolla tekee omia töitään. – Tätäkö on tietoyhteiskunta?

Kirjoita kommentti